Das digitale Aktienregister für nicht börsennotierte Unternehmen!

In Deutschland ist jede Aktiengesellschaft (AG), die Namensaktien ausgibt gesetzlich zur Führung eines Aktienregisters (früher auch Aktienbuch genannt) verpflichtet. Diese gesetzliche Vorschrift ergibt sich in Deutschland aus dem §67  Aktiengesetz (AktG) und in der Schweiz aus dem Artikel 686 Abs.1 Obligationsrecht (OR).

Da die Ausgabe von Namensaktien der Standard für Aktiengesellschaften sind, kommen die überwiegende Anzahl von AGs nicht um die Führung eines solchen Aktienregisters herum. Viele kleinere Aktiengesellschaften haben zudem satzungsbedingt vinkulierte Namensaktien (§68 II AktG). Diese dürfen nur übertragen werden, wenn die AG dieser Übertragung zustimmt. Die Aktionäre der AG werden in dem Aktienregister eingetragen.

Nein, es gibt keinen Unterschied zwischen den Bezeichnungen Aktienregister und Aktienbuch. Das Aktienbuch ist lediglich der bis zum Jahr 2009 geläufige Begriff und wurde mit dem „Gesetz zur Modernisierung des Bilanzrechts“ (BilMog) in Aktienregister geändert.

Das Aktienregister enthält die wesentlichen Daten eines Aktionärs, wie:

• Name des Aktionärs
• Geburtsdatum
• Eine Postanschrift
• Eine elektronische Adresse, also regelmäßig einer E-Mail-Adresse
• Anzahl der Aktien (Stückzahl) oder Aktiennummer
• Nennbetrag der Aktie, falls Nennbetragsaktien ausgegeben wurden.

Ohne den Nachweis (Eintragung im Aktienregister)  kann ein Aktionär und die AG in der Regel die Rechte und Pflichten aus der Beteiligung nicht ausüben (§67 Abs.2 AktG). Z.B. den Nachweis, dass die Aktionärin oder der Aktionär wirklich Anteilsbesitzer ist und somit auch sein Stimmrecht bei der Hauptversammlung ausüben darf oder zum Bezug von Dividenden berechtigt ist.

In Finshare ermöglichen wir zu den Pflichtangaben auch weitere wichtige Angaben zu hinterlegen, die in der Praxis oftmals wichtig sind. Z.B. die Kontonummer zur Überweisung von Ausschüttungen oder EXIT-Erlösen, genauso wie  Passnummern zur Identifikation von ausländischen Anteilseignern oder die Konfession zur richtigen steuerlichen Berechnung der Kirchensteuer bei Ausschüttung.

Nichtbörsennotierte Unternehmen haben ebenfalls die Verpflichtung ein Aktienregister zu führen. Tun sie es nicht, so besteht ein Haftungsrisiko.

Im Vergleich zu börsennotierten Unternehmen ist die Führung eines solchen Registers, aufgrund der (meist) beschränkten Anzahl an Aktionären und geringer Transaktionsanzahl aber einfacher. Im Grunde reicht hier eine Ablage, die die Voraussetzungen des §239 Abs 4 HGB (Führung von Handelsbücher) erfüllt.

Hierbei ist die Voraussetzung, das die Aufzeichnungen:

• vollständig
• richtig
• zeitgerecht
• geordnet

vorgenommen werden.

Zudem müssen Veränderungen dokumentiert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar ist. Diese Voraussetzungen erlauben also eine geordnete Belegablage, z.B. eine Kartei.

Ja, das Aktienregister muss die Art der Aktie (Stamm- oder Vorzugsaktie) und die damit verbundenen Rechte, z.B. Stimmrecht, klar ausweisen. Ansonsten droht die Gefahr, dass in der Hauptversammlung falsch abgestimmt wird und Beschlüsse damit anfechtbar sind.

In Finshare nehmen wir eine klare Trennund nach stimmberechtigten Stammaktien und stimmrechtslosen Vorzugsaktien vor. So bleibt jederzeit sichtbar, wer stimmberechtigt und wer nur am Kapital beteiligt ist.

Das Aktienregister ermöglicht es einem Unternehmen, den Überblick über die Eigentümer seiner Aktien zu behalten. Es erleichtert die Kommunikation mit den Aktionären, die Durchführung von Hauptversammlungen, die Auszahlung von Dividenden und schafft Rechtsklarheit.

So hilft das Aktienregister z.B. dem Unternehmen zu bestimmen, wer stimmberechtigter Aktionär ist und somit an der Hauptversammlung teilnehmen und abstimmen darf.

Finshare geht noch darüber hinaus. Wir haben erkannt, dass es ebenfalls wichtig ist auch alle wichtigen Dokumente, wie z.B. Aktionärsvereinbarunge, Stimmrechtsvollmachten oder Hauptversammlungsbeschlüsse  an einem Ort zu verwalten. Damit ist man bestens gerüstet für Rechtstreitigkeiten oder steuerliche, handelsrechtliche oder betriebswirtschaftliche Prüfungen.